Prozessoptimierung

Sie haben bereits eine Projektorganisation etabliert und wollen die Abläufe im Projekt optimieren.

Bei der Prozessoptimierung im Business Project Management geht es uns darum, dass für Ihr Unternehmen optimale Mittelmaß zwischen der extrem klassischen Projektmanagementlehre und der modernen agilen Methodik zu finden und zu implementieren. Denn in den allermeisten Fällen ist weder das eine noch das andere Extrem für ein Unternehmen optimal.

Prozessoptimierung

Auf der einen Seite finden wir den planungsorientierten Ansatz mit einem sehr weiten Planungshorizont. Einerseits können hier Risiken erkannt und planerische Gegenmaßnahmen vorgesehen werden, andererseits ist der Ansatz aber auch sehr starr und veränderungsresistent. Komplexe, auf stabile Spezifikationen basierende Projekte, wie sie beispielsweise im Baubereich sehr häufig zu finden sind, bedürfen dieser sehr dokumentationsintensiven Methodik.

Demgegenüber steht der deutlich dynamischere “agile” Ansatz. Dieser findet neben der Softwareentwicklung insbesondere in der Initialisierung und Definition von komplexen Geschäftsvorhaben seine Anwendung. Also im Business Project Management. Hier steht der Denkansatz der “Mittelorientierung” im Fokus. Dieser ist, anders als die reine “Zielorientierung”, nicht einzig auf die Erreichung festgesteckter Ziele ausgelegt. Er orientiert sich vielmehr an den aktuellen Gegebenheiten und Möglichkeiten und sucht erst ein Ziel und dann den Weg. Natürlich auch hier mit dem Ziel, möglichst schnell zu vermarktbaren und kommerziell nutzbaren Ergebnissen zu kommen.

Passend zu ihrem Geschäftsmodell, ihrer Kultur und ihren aktuellen Prozessen, gilt es die heute gut funktionierenden Prozesse zu identifizieren und zu stabilisieren. Prozesse mit Optimierungspotenzial gilt es in ein agiles Gesamtumfeld hinein zu optimieren. Die Standard-Prozessschritte, die sich leicht beschreiben und planen lassen, werden dokumentiert und allen Beteiligten zugreifbar gemacht. Die nicht zyklisch wiederkehrenden, aber für jedes Vorhaben grundsätzlich identischen Prozessschritte, werden auf generischem Niveau definiert und fixiert. Gleichzeitig gilt es die beteiligten Rollen und Funktionen mit dem Wissen um das neue Prozessumfeld auszustatten und in der gemeinsamen Anwendung zu begleiten.

Das optimierte Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Bereichen aus Produktmanagement und Projektmanagement ist ein wesentliches Ziel des Business Project Management Ansatzes. Dies findet sich in den beschriebenen und angewendeten Prozessen wieder.

Projekte sind einzigartig. Nichts desto trotz laufen Projekte in einem gut organisierten Unternehmen zu einem Großteil über etablierte Prozesse ab. Der Unterschied zwischen einem operativen Prozess und einem projektbegleitenden Prozess liegt in der Anwendung begründet. Im operativen Bereich eines Betriebes (zum Beispiel der Warendisposition) laufen alle Tätigkeiten nach einem festgeschriebenen, über Jahre optimierten Muster ab. Startpunkte, Übergabepunkte, Eingaben, Ausgaben usw. lassen sich beschreiben und wiederkehrend verwenden. Abweichungen von dieser Regel sind die Ausnahme und nicht gewünscht.

Insbesondere im Produktmanagement, aber auch im Projektmanagement unterliegen die Tätigkeiten einem ständigen Wandel. Mal sind Eingaben und Ausgaben vorhersehbar, mal ist der Ausgang eines Prozesses völlig ungewiss. Für diese Prozesse lassen sich die Parameter nur generisch beschreiben. Sie legen aber das Zusammenspiel von verschiedenen Funktionen über die Zeit grundsätzlich fest und erlauben damit die Planbarkeit im eigenen und angrenzenden Verantwortungsbereich. Abweichungen von diesem generischen Prozess sind eher die Regel als die Ausnahme. Trotzdem gibt die abstrakte Formulierung der Parameter bereits einen respektablen Toleranzraum vor, innerhalb dessen die Verantwortlichen manövrieren können. Halten sich alle Beteiligten an diese Spielregeln, so lässt sich der Produktentstehungsprozess deutlich beschleunigen und die Zusammenarbeit harmonischer gestalten.

Trotz der offensichtlichen Unvereinbarkeit von zielorientierten Umsetzungsdenken und mittelorientierten Denken!