Nutzen

Kosteneinsparungen bis 20% sind durch frühzeitige und systematische Strukturierung eines Vorhabens möglich! Bereits bei einem Projekt mit kleinerem Aufwandsbudget können dies schnell mehrere zehntausend Euro sein!

 

Ursache 1: Verzögerung durch reduzierten Ressourceneinsatz

Obwohl die strategische Grundsatzentscheidung zur Umsetzung bereits getroffen wurde, werden Vorhaben in ihrer Initialisierungsphase – also lange bevor von einem Projekt und den dazugehörigen Strukturen die Rede sein kann – noch sehr lange auf „Sparflamme gekocht“. Das heißt, es wird nicht mit optimalem Ressourceneinsatz an der Vorbereitung zur Umsetzung gearbeitet – die Konzeptionsreife stagniert und entwickelt sich nicht weiter.
Die Gründe dafür sind so vielfältig wie verständlich:

  • Die Zukunft ist ungewiss, der Markt aktuell und ganz besonders der Markt zum Zeitpunkt der Produkteinführung erscheint diffus
  • Unsicherheit bezüglich der Vermarktbarkeit eines Produkts, Services oder Geschäftskonzepts
  • Das Konzept ist nicht final, die Umsetzungsreife des Vorhabens noch nicht erreicht
  • Konkurrierende, ergänzende oder abhängige Projekte sind noch nicht entschieden oder befinden sich in ähnlichem Zustand
  • Es bestehen Zweifel an der Eignung des Vorhabens zur Erreichung der übergeordneten Ziele
  • Die geeigneten Ressourcen zur Präzisierung des Vorhabens stehen nicht zur Verfügung
  • Es gibt Widerstände in der eigenen Organisation
  • Den Verantwortlichen fehlt die notwendige Erfahrung
  • Eine systematische Vorgehensweise erscheint den Verantwortlichen fremd und ungeeignet
  • Die Verantwortlichen sind noch in anderen Projekten eingebunden

 

Typischer Projektverlauf

Quantitativ und/oder qualitativ reduzierter Ressourceneinsatz in der Initialisierungsphase

führt zwangsläufig zu verschleppter Konzeptreife

was wiederum zu einer verzögerten Umsetzung und damit zu einer

verzögerten Markteinführung führt.

In letzter Konsequenz entstehen durch inkonsequentes und ineffizientes Vorgehen, aber auch durch den erhöhten und außerplanmäßigen Ressourcenbedarf zum Ende der Umsetzung,

ungeplante Zusatzkosten

Ursache 2: Verzögerung aufgrund schwer vereinbarer Denkansätze in der Produktentstehung

Zwei unterschiedliche Philosophien zur Zielerreichung müssen für eine aussichtsreiche Definition und eine effiziente Umsetzung miteinander kombiniert werden: Mittelorientierung und Zielorientierung

  • Mittelorientierung – sie dient zur schrittweisen Findung eines geeigneten Weges zur Erreichung eines übergeordneten Ziels anhand vorhandener Mittel. Das Endziel steht jedoch noch nicht fest und wird erst im Verlauf der Zeit konkretisiert. Vorliegende Informationen zum zukünftigen Marktumfeld erlauben nur eine stete Detaillierung, um die Risiken möglichst gering zu halten.
  • Zielorientierung – sie dient der konsequenten Bereitstellung und Koordination notwendiger Mittel zur Erreichung eines klar formulierten Ziels. Das Risiko, den falschen Zielen nachzugehen ist hoch und wird vom zielorientierten Umsetzer außer acht gelassen. Oberstes Gebot ist die Erreichung des konkreten Ziels unter allen Umständen, in vorgegebener Zeit.

Beide Philosophien ergänzen sich hervorragend und ermöglichen es einer Organisation übergeordnete Unternehmensziele anzugehen und diese auf schnellstem Wege zu erreichen.

Die Schwierigkeit der Kombination der beiden Philosophien liegt jedoch in zwei, leider ziemlich gegensätzlichen Grunderwartungen an die Beteiligten:

  • Einerseits muss sichergestellt werden, dass das später folgende Projekt exakt die Bedürfnisse des Marktes der Einführung erfüllt: Es muss also zunächst geklärt werden, was genau der Markt dann braucht. Diese Klärung braucht Zeit und erlaubt lediglich eine stete Zieldefinition.
  • Andererseits muss die Umsetzung so schnell wie möglich erfolgen, da der zeitliche Vorhersagehorizont naturgemäß begrenzt ist und eine rasche Umsetzung ein schnelles Return on Investment (RoI) verspricht.

Soll heißen: Im Grunde sollte das Projekt bereits umgesetzt sein, sobald klar wird, was der Markt braucht…

Das ist das Dilemma des linearen Produktentstehungsprozesses!

 

 

Ursache 3: Das Fundament für das Gelingen eines Projektes wird in der Startphase gelegt

Das Ergebnis einer im Jahr 2007 mit 82 beteiligten Unternehmen durchgeführten Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und der PA Consulting Group zum Schwerpunkt „Kosten und Nutzen von Projektmanagement“ hat ergeben:

 

30% aller Projekte scheitern im Laufe Ihrer Durchführung!

 

Die Ursachen für das Scheitern werden naturgemäß erst nach Abschluss bzw. Abbruch des Projekts identifiziert. Ihre Wurzel haben 80% der Scheiterursachen allerdings in der Entstehungsphase des Projekts, also in der Phase der Initialisierung.

 

„Schlechte Kommunikation“, „Unklare Anforderungen und Ziele“, „Fehlende Ressourcen bei Projektstart“…, für all diese Ursachen lassen sich in der frühen Phase eines Projekts geeignete Gegenmaßnahmen definieren, die im Laufe des Projekts ihre Wirksamkeit zeigen werden. Der größte Hebel für Projekterfolg und Kosteneinsparung im Projektverlauf liegt somit in der Startphase eines Projekts.

 

Zugleich liegt hier aber auch das meiste ungenutzte Potenzial!