Der Business Project Management Blog

Planung – Labyrinth der Möglichkeiten und warum Menschen nicht planen wollen

Dienstag, 12. Juni 2012

Planung im Projekt - Labyrinth der MöglichkeitenWie überzeugt man jemanden, der partout nicht planen will, davon, dass Planung zwar schwierig, aber auch wichtig und sinnvoll ist? Und wie löse ich das Henne-Ei Problem, dass man für die Planung eine gute Methode kennen muss, die Vermittlung eben dieser Methode aber die Bereitschaft zum Planen voraussetzt und sich damit die Katze in den Schwanz beißt?

Das Problem, mit dem sich jeder Projektleiter auseinandersetzen muss, ist die fehlende Bereitschaft der Projektmitarbeiter, sich mit Planung auseinander zu setzen. “Planung brauche ich nicht, ich habe den Plan im Kopf” oder “Planung macht doch eh keinen Sinn, der Plan von heute ist doch morgen schon wieder überholt” sind die typischen Aussagen von „Planungsmuffeln“.
Der Projektmanager ist bei großen, komplexen Projekten aber auf die eigenständige Planung seiner Projektmitarbeiter (Teilprojektleiter) angewiesen, vor allem dann, wenn ihm kein PMO zur Durchführung der Planung und Zusammenführung der Planungsergebnisse zur Verfügung stehen. Was steckt hinter den oben zitierten Aussagen und was lässt sich grundsätzlich gegen die Abneigung tun? Zunächst mal ist es ja nicht falsch, dass die Planung von heute, morgen schon wieder überarbeitet werden muss. Das spricht aber noch lange nicht gegen die grundsätzliche Planung an sich, ich komme später noch darauf zu sprechen.Die Motivation der Aussage lässt sich aus eigener Erfahrung vielmehr auf folgende Argumente zurückführen:
  1. Planung wird als unnütze Zusatzarbeit aufgefasst, weil der sich hieraus ergebende Nutzen nicht sofort erkennbar ist und den Beteiligten die Erfahrung im Umgang mit Planungsergebnissen fehlt.
  2. Den Beteiligten fehlt der Ansatz zum Start des Vorhabens, geschweige denn dass Ihnen auf Anhieb ein kompletter Weg zur Erreichung der gesteckten Ziele klar ist (was logisch ist!), was aber niemand offen zugeben mag.
  3. Die Ziele sind nicht beschrieben und schon gar nicht jedem klar. Somit besteht für jeden einzelnen die latente Gefahr, sich bei der Planung auf das falsche Ziel zu konzentrieren, womit a) die Planungsarbeit nicht das gewünschte Ergebnis bringt und damit Fehlleistung bedeutet und b) klar wird, dass betreffende Person das Ziel „falsch“ verstanden hat (was auch niemand nach außen zeigen möchte).
  4. Planung für komplexe Themen ist immer ein Gruppenprozess und findet nicht in Einzelarbeit am PC statt. Den Beteiligten ist aber keine strukturierte Methode bekannt, über welches sich eine Planung in der Gruppe durchführen lässt, bzw. traut sich auch nicht jeder, genau diese Koordination einer Gruppe durchzuführen, schließlich setzt man sich als Moderator der ungefilterten Beobachtung und damit auch potenzieller Kritik aus. Aber auch das gibt niemand gerne zu!
  5. Die Offenlegung des Lösungsweges für „Unbeteiligte“ zwingt zu einer gewissen Verbindlichkeit und führt zu Kontrollierbarkeit. Auch das möchte eigentlich niemand.
  6. Es besteht eine Kultur in der „nicht Können“ offen oder hinter vorgehaltener Hand kritisiert wird. Das „gemeinsamen“ Lösen von Problemen wird als Schwäche des einzelnen angesehen. Hier möchte niemand Gefahr laufen, dass andere merken, dass man etwas “nicht kann”.

Alle beschriebenen Punkte sind im Grunde genommen nur menschlich, vor allem der Umstand, dass sich niemand gerne in die Karten schauen lässt und niemand seine verborgenen „Schwächen“ offenlegen möchte. Durch die Planung wird entweder klar, wie einfach der bislang für extrem kompliziert gehaltene Weg zu gehen ist – das Mysterium ist enttarnt – oder es offenbart sich auch bei dem Experten eine gewisse Ratlosigkeit zum genauen Vorgehen.

Andererseits wird sich niemand die Chance nehmen lassen, das zu durchschreitende Labyrinth vor der Durchquerung von oben anzusehen. Auch machen die meisten Menschen vor jedem Urlaub eine ziemlich genaue Planung, wohin die Reise gehen soll, was sie im Urlaub machen wollen und was sie dementsprechend mitnehmen müssen bzw. wollen.

Um mit einem Team einen strukturierten Planungsprozess fahren zu können, bedarf es vor allem einer toleranten Kultur. Eine Kultur in der Fehler und vermeintliche Schwächen zum Lernen dazugehören und wo die Schwäche des einen durch die Stärke des anderen ganz selbstverständlich kompensiert wird. Nur durch die Vernetzung und kooperative Zusammenarbeit lässt sich überhaupt ein belastbarer Plan erstellen. Es muss klar werden, dass es nur einen unbrauchbaren Plan gibt, nämlich den ohne Plan an die Umsetzung zu gehen. Jeder Plan ist eben ein Plan und in der Natur eines Projektes liegt die Einzigartigkeit des Vorhabens. Mit Prozessen, die einen geübten und festgelegten Ablauf genau beschreiben hat der Plan nur an den Schnittstellen zu tun. Selbst bei der Beschreibung etablierter Prozesse, die schon hundert Mal durchgeführt wurden, stellt sich der Mensch erfahrungsgemäß reichlich unbeholfen an. Warum sollte die Beschreibung von komplexen, nicht erprobten Vorgängen also leichter von der Hand gehen? Alle Beteiligten sind gut beraten, sich dieser Tatsache bewusst zu sein und sich offen der unvermeidbaren Begehung von Fehlern im Planungsprozess zu stellen. Denn eines ist sicher, mit jeder Planung wird die Durchführung der Planung an sich immer mehr zu einem geübten Prozess. Die Beteiligten beschäftigen sich zunehmend mit den eigentlichen Planungsinhalten, die Methodik, als pures Mittel zum Zweck, wird zur Routine und die damit verbundenen Schwierigkeiten lösen sich nach und nach von ganz allein auf.

Manfred Damsch

 
 
 

Ihren XING-Kontakten zeigen

 Über XING empfehlen

Kommentarfunktion geschlossen